Biuro Promocji.

Największa gmina miejsko-wiejska w Polsce. Bardzo blisko stolicy. Jak dociera z informacją do mieszkańców? Jak promuje miasto? I kto to robi? Postanowiłam zapytać w Biurze Promocji i Informacji Gminy Piaseczno. Umówiłam się z Łukaszem Wylezińskim – kierownikiem Biura.

HISTORIA

W 2001 roku w urzędzie miasta powstaje Biuro Promocji i Informacji Gminy. Pracują tam wówczas 4 osoby. W gminie mieszka wtedy 40 000 mieszkańców. Mają jeden komputer. Kiedy ktoś chce coś napisać musi zarezerwować kolejkę. Strona internetowa gminy to tablica, na której w nic nie można było kliknąć. Jeżeli ktoś chciał połączyć się z internetem, robił to za pomocą modemu, wtedy nikt nie mógł się do nas dodzwonić. Od tego czasu zmieniło się bardzo wiele – poza ilością pracowników - wciąż jest nas czwórka. Dzisiaj w gminie mieszka ponad 80 000 osób. Powstały nowe media lokalne oraz kanały komunikacji. Z jednego miasta partnerskiego w pewnym okresie zrobiło się sześć. Należymy do różnych zespołów konsultacyjnych czy konkursowych. Dużo pracujemy w terenie – nasze archiwa zdjęć są chyba największe w gminie. Dokumentujemy wszystkie inwestycje, ważne wydarzenia, czy nową huśtawkę. Wszystkie nasze działania muszą zmieścić się w kwocie pół miliona złotych rocznie – przy budżecie całej gminy wynoszącym ponad 350 milionów. Nasze szafy pękają od segregatorów, wspieramy setki różnych przedsięwzięć, a czasem jest tak, że mały wiejski piknik na który przeznaczamy 5 tys. zł to dziesiątki dokumentów, umów, zleceń i faktur.

INFORMACJA

Ja bym naszą nazwę odwrócił, i nazwał biuro „Informacji i Promocji”. Obróbka informacji jest tak naprawdę clue. Chodzi o transparentność urzędu i żeby mieszkańcy wiedzieli o działaniach gminy. Zamieszczanie informacji o wyłożeniu planów czy przetargach nakazuje nam prawo. Kreujemy wizerunek gminy. Przede wszystkim jednak informujemy mieszkańców o rzeczach, które robimy dla nich. Skoro to dla nich to musimy zrobić jak najwięcej żeby się o tych działaniach dowiedzieli.
Jesteśmy redakcją Gazety Piaseczyńskiej, miesięcznika w 20 tysięcznym nakładzie. Sami ją składamy, sami piszemy teksty i robimy zdjęcia. Na pewno kosztuje to mniej niż zamieszczanie ogłoszeń w gazetach zewnętrznych. Współpracujemy też ze wszystkimi lokalnymi gazetami, przygotowujemy dla nich materiały, komunikaty prasowe wysyłamy również do ogólnopolskich mediów.
Projektujemy i dystrybuujemy ulotki, plakaty. O miejscowym planie zagospodarowania, o oświacie, alarmujące o dzikach czy nawołujące by sprzątać po psie. Rodzice, którym urodziło się w szpitalu w Piasecznie dziecko dostają wraz z wypisem naszą ulotkę – poradnik o tym jak zarejestrować noworodka, jak odebrać PESEL dziecka, jak uzyskać becikowe itd.
Jesteśmy głównymi administratorami strony internetowej. Chcemy ją zmienić żeby dobrze działała na urządzeniach mobilnych. To jednak nie jest takie proste jak w przypadku innych stron, ponieważ jej struktura jest dużo bardziej skomplikowana. Obciążenie naszego serwera wynosi dziś 210 GB, na stronie biuletynu informacji publicznej zamieszczonych jest tysiące dokumentów, codziennie wrzuca się nowe, niektóre przetargi to setki zdjęć, map i dokumentacji, a musimy to przechowywać przez minimum 5 lat.
Założyliśmy stronę na Facebooku 3 lata temu. Teraz mamy 12 tysięcy fanów. Jeżeli wrzucamy coś wybitnie interesującego to promujemy post, tak aby informacja dotarła do jak największej ilości osób. Jeżeli robimy zdjęcia na imprezie w sobotę nie czekamy do poniedziałku aby je wstawić, tylko staramy się to zrobić jak najszybciej. Uruchomiliśmy kanał na youtubie i produkujemy kilkanaście filmików rocznie, głównie relacji z imprez.
W naszej bazie sms mamy blisko 4,5 tysiąca numerów telefonów. Informujemy o alarmach ale też o ważniejszych wydarzeniach kulturalnych czy sportowych, ale nie o wszystkim, bo nie chcemy by traktowano to jak spam.

PROMOCJA I WSPARCIE

Promocję gminy można podzielić na wewnętrzną i zewnętrzną. Pierwsza to dbanie o wizerunek urzędu wśród mieszkańców czy promowanie imprez, druga to reklamowanie walorów miasta poza nim. Przyznam, że dla nas priorytetem jest to pierwsze. Jesteśmy przede wszystkim dla naszych mieszkańców. Jeśli przygotowujemy tereny rekreacyjne, np. Górki Szymona, czy skate park to po to aby korzystali z tego mieszkańcy. Nie oszukujmy się, nie jesteśmy gminą turystyczną, nie mamy potrzebnej bazy gastronomicznej i hotelowej. Mamy kolejkę wąskotorową ale nie jest to jeszcze gotowy produkt turystyczny. Nie wydamy 100 czy 200 tysięcy na foldery czy targi, nie będziemy tworzyć wirtualnej rzeczywistości tylko po to aby kogoś tu zwabić.
Organizujemy za to Kino Plenerowe, odpalanie choinki na rynku, fajerwerki na WOŚP – to są rzeczy dla mieszkańców.
Staramy się promować i wspierać ciekawe wydarzenia, robione przez organizacje pozarządowe czy grupy mieszkańców. Pomagamy Młodzieżowej Radzie, sołectwom. Przychodzi do nas mieszkaniec z ciekawymi zdjęciami to robimy wspólnie wystawę na rynku. Nie zlecamy niczego żadnym agencjom reklamowym, nie chcemy przepłacać, staramy się robić własnymi rękami. Nawet ostatnio wydana przez nas książka „Mieszkańcy wspominają”, jest od początku do końca złożona i przygotowana do druku przez nas.

WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA

Kiedy przyjeżdża do nas grupa zagraniczna z miasta partnerskiego – jesteśmy przy nich cały czas, od śniadania do kolacji pełniąc rolę opiekunów i tłumaczy. Czasami terminy nie są wygodne. Ostatnio grupa pływaków z Chin przyjechała akurat w majówkę – zawody były 2 maja. Wszyscy inni urzędnicy mieli długi weekend, a moje majówkowe plany prysły. Ale to nie jest dla nas żadna kara. Oczywiście mamy prawo do nadgodzin ale nie rozliczamy się do kreski, nie zgłaszam tego jeśli zostaję 40 minut dłużej w pracy czy wieczorem w domu odpowiadam na maile czy publikuję coś na facebooku.